Hoe LOGEX Costing helpt inzicht te krijgen in de ware kosten van de catering bij Kainuu Social Welfare & Health Care Joint Authority in Finland
Over de klant
Het Finse Kainuu Social Welfare and Health Care Joint Authority, oftewel Kainuun sote, verzorgt de sociale- en gezondheidszorg voor zeven gemeenten. Kainuu is de eerste regio in Finland die primaire, secundaire en sociale zorg met elkaar verbindt. Deze vorm van integratie vormt de basis voor ingrijpende hervormingen in de Finse gezondheidszorg en sociale diensten, die ertoe moeten leiden dat er in 2023 21 nieuwe welzijnszorgregio’s in Finland zijn. Kainuun sote heeft ongeveer 3400 mensen in dienst en rapporteert bedrijfskosten van in totaal bijna 380 miljoen euro. Tot nu toe heeft LOGEX Kainuun sote ondersteund in het bereiken van transparantie in zijn kosten en kostenstructuur, voornamelijk in de speciale zorg. Ons werk daar heeft de perfecte basis gelegd voor de toekomstige uitbreiding van onze samenwerking.
De uitdaging
Kainuun sote wilde een beter inzicht krijgen in de kosten in verband met catering en specifiek per gecaterd item. Op die manier zouden betere beslissingen kunnen worden genomen over wat intern moet worden geproduceerd en wat door externe leveranciers moet worden verzorgd. Vergeleken met de kosten van behandelingen in de bijzondere zorg, lijkt catering misschien niet het logische uitgangspunt voor zinvolle efficiëntieverbeteringen of kostenbesparingen. Binnen ondersteunende functies is het echter vaak eenvoudiger om sneller in te spelen op de behoefte aan efficiëntieverbeteringen dan bij andere afdelingen. Bovendien brengen vraagstukken voor kostenbesparing vaak werkbare operationele veranderingen aan het licht die gemakkelijker te implementeren zijn dan het veranderen van het gedrag van de behandeling of de arts. Efficiëntie bereiken door een deel van de cateringketen te veranderen is immers minder controversieel dan een chirurg vragen zijn werkmethodes in de operatiekamer te veranderen.
Dat wil niet zeggen dat de medische leiders niet bij het proces betrokken waren. Om de transparantie te krijgen die Kainuun sote nastreefde, hebben zij ook de kosten van hun zorgtrajecten beschreven.
Informatie over de kosten is belangrijk om de discussie over zorgpaden en -processen aan te gaan met de medische leiders en de top van het ziekenhuis. Nauwkeurige informatie over de kosten is van cruciaal belang wanneer je bijvoorbeeld beslist hoe vaak echte moedermelk aan pasgeborenen moet worden gegeven. Als je voorstelt om de frequentie te verlagen, kun je op sterke weerstand stuiten op basis van gevoelens, dus dan heb je gegevens nodig om de suggesties voor de besluitvorming te onderbouwen.
Minna Haverinen, Service Manager van Kainuun’s catering diensten
Om de impact van het werk te vergroten, streefde Kainuun sote er ook naar om de cateringkosten te benchmarken met andere ziekenhuisregio’s. Hoewel dit niet mogelijk bleek vanwege het gebrek aan beschikbare data van andere instellingen, kan de aanpak van Kainuun sote nu worden gebruikt als blauwdruk voor vergelijkbare projecten bij andere instellingen. Veel van hen zijn LOGEX-klanten die nog geen berekeningen voor catering hebben gemaakt. Wij kunnen de opgedane expertise en kennis nu gebruiken om dit project op te schalen.
De oplossing
Met de implementatie van LOGEX Costing voor catering kan Kainuun sote nu nieuwe functiegebieden doorrekenen en calculaties en activiteiten bepalen. Het grootste voordeel werd behaald toen multi-professionele teams, samen met LOGEX-experts, in workshops bijeenkwamen om naar de cijfers te kijken om de herkomst van de kosten te achterhalen. Transparantie en traceerbaarheid werden gezien als zeer belangrijke aspecten van de kostenberekening.
“We hebben degenen nodig die de oplossing kennen, degenen die de berekeningen kennen en de vakdeskundigen om samen te komen en de bevindingen te evalueren”, aldus Minna.
Volgens Taneli Pikkarainen, die werkt als financieel planner en onze belangrijkste contactpersoon is, is LOGEX Costing een goede oplossing om uit te breiden naar andere afdelingen, omdat het zo gemakkelijk te manoeuvreren is. Zowel Minna als Taneli zijn duidelijk: projecten als deze zouden niet mogelijk zijn met alleen spreadsheets.
LOGEX Costing biedt hen een tool waarmee ze gemakkelijk gegevens kunnen combineren uit verschillende legacy-systemen, zoals SAP en Jamix, een applicatie voor exploitanten van foodservices, voor het berekenen van productspecifieke productiekosten.
Financieel besturingsmodel
Ons Financieel Besturingsmodel stelt u in staat om productie, capaciteit en financiën voor de totale organisatie te beheersen, wat leidt tot betere financiële prestaties mét de cijfers om het te onderbouwen.
We bestrijken het volledige spectrum van operationele en financiële processen; van het berekenen van kostprijzen, het opstellen van de begroting tot het monitoren en slim forecasten van financiële stromen binnen het ziekenhuis om daarmee beter inzicht te krijgen in de prognose van productie, benodigde capaciteit en financiën.
Ons ‘activity-based’ Kostprijsmodel ondersteunt u bij het:
Berekenen, toepassen en optimaliseren van kostprijzen
Maak kostprijsberekeningen die gemakkelijk te begrijpen, toe te passen en te optimaliseren zijn
Nauwkeurig alloceren van mensen en middelen
Leg de juiste relatie tussen mensen, middelen en kosten en patiënten, zorgactiviteiten en zorgtrajecten.
Benchmarken en verbeteren
Vergelijk uw kosten met een nationale en internationale peergroup van vergelijkbare instellingen om verbeterpotentieel te identificeren.
Voldoen aan normen
Lever kostprijzen automatisch en conform landelijke richtlijnen aan bij de nationale instanties.
Dankzij ons ‘activity-based’ Begrotingsmodel kunt u:
Begrotingen opstellen en benchmarken
Koppel productie, capaciteit en financiën naadloos aan elkaar in één budget.
Anticiperen en inspelen op de toekomstige vraag.
Zorg dat mensen en middelen afgestemd zijn op de toekomstige zorgvraag.
Inzoomen op verbeterpunten
Stel vast welke invloed portfoliokeuzes hebben op de organisatie en identificeer verbeterpunten.
Betrek medisch specialisten en managers bij de begroting
De bottom-up begrotingsfunctionaliteit stimuleert de samenwerking met niet-financiële stakeholders.
Met behulp van ons Forecastmodel kunt u:
Ontwikkelingen in productie, capaciteit, kosten en omzet monitoren en forecasten
Blijf vrijwel realtime op de hoogte van de verwachte en gerealiseerde volumes, omzet en kosten.
Risico’s in uw contracten met zorgverzekeraars tijdig signaleren
Automatiseer berekeningen van ’Value-at-Risk” in uw contracten.
De mogelijkheden van machine learning-algoritmes ten volle benutten
Maak betrouwbare, goed toegankelijke prognoses op basis van machine learning-algoritmes.
Moeiteloos up to date en inzichtelijke rapportages opstellen
Ondersteun de mensen in uw organisatie met heldere rapportages over hun operationele en financiële prestaties.
The impact
De meest tastbare resultaten zijn onder meer een nieuwe prijslijst voor de cateringfunctie, gebaseerd op een sterk verbeterd inzicht in de kosten die met catering gepaard gaan, en plannen om de cateringlevering te optimaliseren met behulp van nauwkeurige kosteninformatie. Maar de grootste impact van dit project is misschien wel het feit dat er nu een rij voor de deur van Taneli Pikkarainen staat met eenheden die staan te popelen om hun kostprijs correct te laten berekenen.