Hyvinvointialueella on ajankohtaista viimeistään nyt toiminnan käynnistyessä pohtia yhtenäistä sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden kustannuslaskennan toteuttamista. Kustannuslaskentamallin muodostamiseen tarvitaan pysähtyä varsinkin niissä tapauksissa, kun palveluita integroidaan aikaisemmasta moniorganisaatiomallista samaan organisaatioon. Yhdistymisen myötä törmätään vääjäämättä tilanteisiin, jossa yhdistyvillä organisaatioilla on ollut erilaisin tavoin muodostettuja tuotteita ja palveluita sekä hierarkioita. Kustannuslaskentamallin muodostamiseen yhtenäisesti uudistuneeseen organisaatioon tarvitaan eri ammattilaisten yhteistyötä.
Kustannuslaskenta mielletään helposti yksistään talouden asiantuntijoiden tehtäväksi. Laajojen palvelukokonaisuuksien kartoittamisessa taloushallinnon asiantuntijat tarvitsevat avukseen eri palveluiden ja toimintojen substanssiosaajia. Kun määrittelytyöt on toteutettu hyvin, varsinaisen laskennan talouden asiantuntijat pystyvät toteuttamaan sujuvasti sosiaali- ja terveydenhuollon tarpeisiin kehitetyllä järjestelmällä.
Toiminto ja aikaperusteinen kustannuslaskenta
Alhaalta ylöspäin rakentuva kustannus per asiakas (KPA) ja kustannus per potilas (KPP) malli muodostavat vahvan seurannan pohjan toiminnalle ja taloudelle. KPP ja KPA kustannuslaskennan avulla muodostetaan läpinäkyvää tuotteistusta ja hinnoittelua. Aiheuttamisperiaatteen mukaisessa laskennassa yleiskustannukset jaetaan eteenpäin suoritteita tuottaville yksiköille oikeassa suhteessa. Samoin henkilöstöresurssien kustannukset kohdennetaan aiheuttamisperiaatteen mukaisesti oikeille suoritteille sekä suoritteita tuottaville yksiköille. Laskentakohteena olevien suoritteiden laskennassa on syytä huomioida aikaperusteisuus varsinkin siinä tapauksessa, kun suoritteiden tuottamiseen kulunut aika vaihtelee per suorite. Tarkimmalla tasolla KPA ja KPP laskennassa sekä välisuoritelaskennassa toiminto ja aikaperusteisuus yhdistyvät, jolloin laskennan tarkkuus paranee.
Sosiaali- ja terveydenhuollon käyttöön suunnitellulta laskentajärjestelmältä edellytetään kapasiteettia käsitellä suuria tietomääriä. Lisäksi järjestelmässä täytyy olla toiminnallisia valmiuksia käyttää eri vaihtoehtoihin soveltuvia kustannuslaskennan ajureita. Ajureina voidaan hyödyntää tilanteeseen parhaiten soveltuvaa vaihtoehtoja, joita ovat tyypillisesti määrä-, aika- tai hinta-ajurit. Parhaassa tapauksessa esimerkiksi suoritteiden kesto saadaan lähtöaineiston mukana suoraan poimittuna. Vaihtoehtoisesti aika-ajuri voidaan määritellä kustannuslaskentajärjestelmässä esimerkiksi keskeisien työntekijäryhmien mukaan, kuten erikseen esimerkiksi hoitajille ja lääkäreille per suoritteita tuottava yksikkö. Laskennassa käytettävien ajureiden täytyy olla helposti muokattavissa ja päivitettävissä toiminnan muuttuessa. On oleellista pystyä hyödyntämään myös eri ajureita kulloinkin sopivimmalla tavalla tarvittaessa kustannuspaikkakohtaisesti. Hyvä laskentajärjestelmä pystyy tuottamaan laskennan tuloksen välittömästi, kun laskentamalliin tai laskentaan tehdään muutoksia. Tällöin tulokset ovat reaaliaikaisesti hyödynnettävissä. Kustannuslaskentajärjestelmästä on hyvä pystyä erottamaan kokonaisuuksia tarvittaessa erillisiin skenaarioihin, jolloin laskentaa voidaan simuloida eri kokonaisuuksiin ja hyödyntää joustavasti esimerkiksi hinnastojen laatimiseen.
Laskentamallin ja laskentakohteiden määrittämiseen tarvitaan moniammatillista osaamista
Kustannuslaskennan määrittelyvaiheessa tarvitaan talouden, toiminnan ja laskennan lähtötietojen asiantuntijoita. Eri alojen asiantuntijat pystyvät yhdessä määrittelemään oikeat laskentakohteet sekä mihin laajuuteen ja kattavuuteen laskennalla pyritään. Jos hyvinvointialueella kaikilla tahoilla ei ole toteutettu aikaisemmin kustannuslaskentaa, voidaan aluksi lähteä liikkeelle rajatusta määrästä laskentakohteita ja laajentaa laskentaa sitä mukaa, kun asiantuntemusta karttuu. Jotta kustannuslaskennan tuottamien tuloksien hyödyntämisestä saadaan kaikki irti, on syytä pohtia alusta lähtien, miten tulokset saadaan integroitua osaksi koko hyvinvointialueen tiedolla johtamista.
Laskentaa voidaan toteuttaa välisuoritelaskentana eli hyödynnetään suoritemääriä, jotka saadaan laskentaan helposti ja nopeasti. KPA ja KPP laskennassa vaaditaan lähtötiedoilta enemmän eli tarvitaan asiakas- ja potilaskohtaista suoritetietoa. Monella alueella on jo käytössä tai on tulossa käyttöön yhteinen tietovarasto, josta asiakas- ja potilaskohtaista tietoa on saatavilla kootusti. Haasteena alkuvaiheessa voi olla tiedon yhtenäistäminen, jolloin laskentakohteiden määrittelyyn on hyvä saada mukaan tietosisällön asiantuntijoita. Tietosisällön asiantuntijat pystyvät ottamaan kantaa laskentaan tarvittavien tietojen saatavuuteen ja lähtötietojen yhteneväisyyteen sekä mahdollisiin laatuun ja eroihin liittyen.
Erityisesti tilanteessa, jossa eri organisaatioiden toimintatapoja ja -malleja sovitetaan yhteen kaikille mahdollisimman hyvin sopiviksi, täytyy pysähtyä miettimään keskeisiä laskentakohteita. Tässä kohti kannattaa koota yhteen substanssiosaajia talouden ja operatiivisen toiminnan osalta. Määritellään, minkä toimintojen osalta laskentaa halutaan toteuttaa, sekä missä ovat volyymiltaan suurimmat suoritemäärät ja keskeiset kustannukset. Unohtamatta volyymiltaan pienempiä erityisiä toimintoja, joiden suorittamiseen vaaditaan erityisiä resursseja tai joissa hyödynnetään arvokkaita laitteita. Oikeiden suoritteiden ja laskentakohteiden löytäminen on tärkeää, jotta laskennan tuloksia voidaan käyttää alusta lähtien parhaalla tavalla. Missä alueella kannattaa hyödyntää esimerkiksi oikeita laitteita sekä resursseja parhaalla tavalla.
Hyvinvointialueiden aloittaessa toiminnan maantieteellinen säde kasvaa monilla alueilla. Kustannuslaskentatiedon hyödyntämisen kannalta on hyvä miettiä alueen sisäistä vertailua, mitä toimintoja tai yksiköitä halutaan tarkastella suhteessa toisiinsa unohtamatta ajallista seurantaa. Tällöin luodaan alusta alkaen pohjaa toiminnan kehittämiselle kustannuslaskentatietoa hyödyntäen. Kustannuksien hallinnan kannalta on oleellista pystyä pohtimaan, missä ja kenen toimesta mitäkin palvelua tai toimintoa on kannattavinta tehdä. Rajalliset resurssit tulee pystyä tietoon pohjautuen kohdentamaan hyvinvointialueella perustellusti oikein.
Tutustu myös aikaisempiin julkaisuihin, Alhaalta ylöspäin tuotettu kustannuslaskentatieto hyvinvointialueen tiedolla johtamisen keskiössä ja Miksi hyvinvointialueen kustannuslaskenta on tärkeää?
Haluatko lisätietoja?
Ota yhteyttä ratkaisuasiantuntija Mikko Jaakonsaari
LOGEX Costing alueellinen kustannuslaskentaratkaisumme tarjoaa välineet tarkkaan potilas- ja asiakaskohtaiseen laskentaan. Se luo perustan tehostaa koko alueen kustannusvaikuttavuutta tarjoamalla tietopohjan resurssien parhaaseen mahdolliseen kohdentamiseen.
LOGEX Region on valmisratkaisu, joka tarjoaa tiedolla johtamisen välineet sosiaali- ja terveydenhuollon tavoitteiden saavuttamiseksi. Ratkaisu mahdollistaa perusterveydenhuollon, erikoissairaanhoidon ja sosiaalihuollon integroitujen hoito- ja palveluketjujen/-prosessien arvioinnin ja kehittämisen sekä kustannusten ja tuloksellisuuden jatkuvan seurannan.